Menjadi salah satu organ penting perusahaan, seorang legal counsel memiliki sejumlah tanggung jawab untuk memastikan jalannya bisnis sesuai koridor hukum yang berlaku. Mulai dari wilayah administratif seperti mengurus perjanjian, perizinan, aset, kontrak, dan legalitas perusahaan; memberikan nasihat hukum dan bisnis; hingga meninjau kontrak hukum, perjanjian kerja sama, maupun dokumen lain.
Agar dapat bertugas secara optimal, seorang legal counsel harus jeli dan teliti saat mengurus banyak dokumen penting. Sayangnya, dalam implementasinya, terdapat situasi-situasi tertentu yang berpotensi menghambat proses kerja. Misalnya, ketika harus dihadapkan dengan perusahaan yang memiliki banyak lini bisnis, sehingga produk yang dihasilkan pun beragam; atau kebijakan work from home (WFH) akibat pandemi yang berimbas pada terbatasnya akses maupun komunikasi.
Hal ini makin dipersulit dengan metode penyimpanan konvensional yang masih digunakan oleh beberapa perusahaan. Bahkan, sekalipun sudah ada yang menerapkan sistem pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara online, akses terhadap jaringan tetap membutuhkan izin berlapis dan tidak fleksibel.
Hukumonline meyakini, teknologi ada untuk memberikan kemudahan dan efektivitas bagi seluruh aspek kehidupan manusia. Salah satu yang utama, yakni kebutuhan kerja, tak terkecuali legal counsel yang sehari-harinya harus bersinggungan dengan beragam dokumen hukum penting. Oleh dari itu, Hukumonline meluncurkan sistem pengelolaan dokumen hukum, Excellent Document Management (Exdoma).
Mudahnya Mencari Dokumen dengan Teknologi Optical Character Recognition (OCR)
Tak hanya hadir dengan kapasitas ruang mumpuni, Exdoma memiliki enam fungsi unggulan yang membantu Anda dalam proses pengelolaan dokumen. Di antaranya, menghemat ruang simpan; menjaga keamanan rahasia perusahaan; memudahkan proses pencarian dokumen; mendukung kolaborasi yang lebih baik berbagai divisi perusahaan; menyediakan backup system dan pemulihan bencana yang lebih baik; serta harga yang kompetitif.
Sebagai penyedia layanan peraturan perundang-undangan yang telah dipercaya ribuan klien dan institusi selama lebih dari dua dekade, Hukumonline menyadari bahwa keamanan data perusahaan merupakan hal yang penting. Exdoma sangat fleksibel dan dapat diinstalasi pada server perusahaan, sehingga sebagai penyedia layanan, Hukumonline tidak memiliki akses kepada setiap dokumen perusahaan.
Adapun seluruh fungsi tersebut dapat dideskripsikan lagi ke dalam empat fitur andalan, seperti:
Pertama, Notification and Alert. Fitur ini memberikan pemberitahuan secara otomatis terkait dengan aktivitas pengguna. Misalnya, memberitahukan daftar dokumen yang akan kedaluwarsa, menginformasikan jika ada tindakan yang memerlukan persetujuan Anda, hingga tugas-tugas baru. Fitur ini tersimpan di ‘Inbox’ aplikasi dan akan dikirimkan kepada Anda melalui email secara berkala.
Kedua, Dashboard Monitoring. Fitur ini menyajikan status dan statistik terbaru berkaitan dengan dokumen perusahaan. Melalui fitur ini, setiap pengguna akan mengetahui daftar dokumen yang baru saja diunggah, serta kategori dokumen dan jumlahnya dalam database.
Ketiga, Audit Trail. Fitur ini memungkinkan pengguna memantau histori dokumen serta melacak aktivitas pengguna, seperti mengetahui siapa, kapan dan jenis dokumen yang dibuat, dihapus, diunggah, atau diunduh.
Keempat, Dynamic Metadata, Advanced Search, dan OCR. Dynamic Metadata membantu Anda lebih mudah dan cepat mencari sebuah dokumen berdasarkan kategori, penandaan, metadata, dan teks tubuh dalam mode Advanced Search. Sedangkan teknologi Optical Character Recognition (OCR) membuat dokumen hasil pindaian Anda dapat terbaca oleh Exdoma, sehingga memudahkan Anda melakukan pencarian ke dalam isi dokumen.
Dalam rangka merayakan ulang tahun ke-21, Hukumonline memberikan diskon sebesar 21% untuk instalasi Exdoma bagi bisnis Anda! Dapatkan juga gratis uji coba dan nikmati berbagai kemudahan dari fitur Exdoma untuk menunjang produktivitas kerja Anda. Siap memulai pengelolaan dokumen yang aman bersama Exdoma? Pelajari fitur lebih lanjut di exdoma.hukumonline.com atau hubungi [email protected].