Personalisasi
Halo,
Anda,

Segera Upgrade paket berlangganan Anda.
Dapatkan fitur lebih lengkap
Profil
Ada pertanyaan? Hubungi Kami
Bahasa
id-flag
en-flag

Aturan Pemusnahan Fotokopi Dokumen Kependudukan Agar Tak Tercecer dan Disalahgunakan

Share
copy-paste Share Icon
Kenegaraan

Aturan Pemusnahan Fotokopi Dokumen Kependudukan Agar Tak Tercecer dan Disalahgunakan

Aturan Pemusnahan Fotokopi Dokumen Kependudukan Agar Tak Tercecer dan Disalahgunakan
Prof. Dr. Zudan Arif Fakrulloh, S.H., M.H.Seleb Jurist
Seleb Jurist
Bacaan 10 Menit
Aturan Pemusnahan Fotokopi Dokumen Kependudukan Agar Tak Tercecer dan Disalahgunakan

PERTANYAAN

Beberapa waktu lalu sempat viral fotokopi KK jadi bungkus gorengan. Saya ingin menanyakan, apakah sebenarnya jika kita mengirim berkas fotokopi seperti KK, KTP, akta kelahiran, dan lain-lain itu ada kewajiban bagi lembaga yang menerimanya untuk menghancurkan fotokopi itu jika sudah tidak terpakai? Adakah dasar hukumnya? Sebab, sungguh meresahkan sekali jika fotokopi dokumen penting ini beredar luas dan malah jadi bungkus gorengan.

DAFTAR ISI

    INTISARI JAWABAN

    Masyarakat dan instansi-instansi terkait hendaknya harus lebih berhati-hati menjaga kerahasiaan data pribadi, termasuk data-data yang tercantum di dalam Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK).
     
    Adapun pemusnahan fotokopi dokumen kependudukan yang sudah tidak diperlukan lagi seperti yang Anda tanyakan telah diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Dokumen Kependudukan.
     
    Selain itu, perlu juga dilakukan langkah-langkah lain guna menjaga kerahasiaan data pribadi dalam dokumen kependudukan.
     
    Penjelasan lebih lanjut dapat Anda klik ulasan di bawah ini.

    ULASAN LENGKAP

    Terima kasih atas pertanyaan Anda.
     
    Hati-hati Menjaga Dokumen Kependudukan
    Masyarakat dan instansi-instansi terkait harus lebih berhati-hati menjaga kerahasiaan data pribadi, termasuk data-data yang termuat di antaranya di dalam Kartu Tanda Penduduk (“KTP”) dan Kartu Keluarga (“KK”).
     
    Dalam hal ini, yang dimaksud dengan KTP elektronik (“KTP-el”) adalah KTP yang dilengkapi cip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh instansi pelaksana (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (“Disdukcapil”) Kabupaten/Kota).[1] Sedangkan KK adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.[2]
     
    Oleh karena itu, sebaiknya masyarakat tidak mengunggah dokumen kependudukan di media sosial. Di sisi lain, kepada lembaga atau instansi yang masih memerlukan fotokopi dokumen kependudukan seperti KTP-el atau KK sebagai persyaratan pelayanan, agar segera dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen bila tidak terpakai lagi.
     
    Menyikapi postingan viral beberapa waktu lalu di mana seorang warganet mengunggah foto berisi fotokopi KTP-el dan KK yang jadi kertas pembungkus makanan, hal ini berbahaya sebab nantinya fotokopi tersebut berpotensi dimanfaatkan atau disalahgunakan oleh oknum yang tidak bertanggungjawab.
     
    Pemusnahan Dokumen
    Adapun sebenarnya Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri telah mengatur agar berkas fotokopi KTP-el dan KK itu tidak tercecer dan digunakan untuk hal yang tidak sepatutnya, khususnya dalam konteks pendokumentasian administrasi kependudukan oleh Disdukcapil Kabupaten/Kota dan Provinsi.
     
    Aturan tersebut tertuang dalam Pasal 9 ayat (1) dan (3) Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan (“Permendagri 104/2019”) yang menyebutkan:
     
    (1) Penyusutan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c, dilakukan untuk:
    1. mengurangi volume dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun/berkurang atau sudah tidak berlaku; dan
    2. mengurangi biaya pemeliharaan.
     
    (3) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan cara:
    1. pemindahan dokumen; dan
    2. pemusnahan dokumen.
     
    Yang melaksanakan pemusnahan dokumen sebagaimana dimaksud dalam pasal di atas adalah Disdukcapil Kabupaten/Kota berdasarkan hasil penilaian yang dilengkapi dengan berita acara pemusnahan dokumen.[3] Sehingga, diharapkan agar seluruh Disdukcapil menerapkan aturan tersebut.
     
    Selain itu, jika ada dokumen yang tidak valid yang disebabkan karena gagal encode, rusak, gagal cetak, atau perubahan elemen data, dokumen itu dimusnahkan setiap hari dengan cara dibakar dan dilengkapi dengan berita acara pemusnahan dokumen tidak valid.[4]
     
    Jadi patut dicatat, pendokumentasian berkas permohonan layanan disimpan dan diarsipkan untuk kemudian dimusnahkan jika sudah masuk masa retensinya. Untuk berkas manual, bagi Disdukcapil dimohon agar dokumentasi dikonversikan ke dalam bentuk digital sebelum dimusnahkan. Untuk memusnahkannya, agar dibentuk tim dan dibuatkan berita acaranya.
     
    Selain itu, guna menjaga kerahasiaan data pribadi dalam dokumen kependudukan, hendaknya:
    1. Lakukan pemusnahan dokumen kependudukan jika sudah tidak terpakai lagi;
    2. Jangan mengunggah dokumen kependudukan di media sosial atau internet, sehingga bisa dilihat oleh publik;
    3. Instansi atau lembaga yang membutuhkan dokumen kependudukan sebagai syarat verifikasi atau pendaftaran hendaknya menggunakan card reader (alat baca KTP-el) atau menggunakan hak akses verifikasi data kerja sama dengan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 102 Tahun 2019 tentang Pemberian Hak Akses dan Pemanfaatan Data Kependudukan.
    Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.
     
    Dasar Hukum:
     

    [1] Pasal 1 angka 14 Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (“UU 24/2013”)
    [2] Pasal 1 angka 13 UU 24/2013
    [3] Pasal 9 ayat (5) Permendagri 104/2019
    [4] Pasal 15 Permendagri 104/2019

    Tags

    data pribadi
    hukumonline

    Punya Masalah Hukum yang sedang dihadapi?

    atauMulai dari Rp 30.000
    Baca DisclaimerPowered byempty result

    KLINIK TERBARU

    Lihat Selengkapnya

    TIPS HUKUM

    Pemindahan Kepemilikan Perusahaan (Akuisisi) oleh Pemegang Saham

    23 Jun 2022
    logo channelbox

    Dapatkan info berbagai lowongan kerja hukum terbaru di Indonesia!

    Kunjungi

    Butuh lebih banyak artikel?

    Pantau Kewajiban Hukum
    Perusahaan Anda Di Sini!