PP tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik | UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik |
Pasal 1 1.Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. 4.Penyelenggara Sistem Elektronik adalah setiap Orang, penyelenggara negara, Badan Usaha, dan masyarakat yang menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan Sistem Elektronik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama kepada Pengguna Sistem Elektronik untuk keperluan dirinya dan/atau keperluan pihak lain. | Pasal 1 5. Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. 6. Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat. 6a. Penyelenggara Sistem Elektronik adalah setiap Orang, penyelenggara negara, Badan Usaha, dan masyarakat yang menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan Sistem Elektronik, baik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama kepada pengguna Sistem Elektronik untuk keperluan dirinya dan/atau keperluan pihak lain. |
Atas dasar ini, maka ketentuan perlindungan data pribadi yang berlaku bagi sementara ini pada Permenkominfo No. 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi Dalam Sistem Elektronik juga mengikat bagi firma hukum sepanjang melakukan pemanfaatan Sistem Elektronik.
Di antara SOP internal yang diusulkan baik oleh Iqsan maupun Rapin adalah tidak menggunakan layanan sistem informasi gratisan di internet serta memiliki server internal khusus untuk berkorespondensi dan penyimpanan data klien.
Rapin bahkan menyarankan ada pusat data internal yang dibangun tanpa terhubung ke internet agar lebih aman dari peretasan. “Datanya dipilah saja mana yang harus tetap disimpan dalam bentuk dokumen elektronik di server kantor hukum, mana yang tidak usah disimpan,” katanya.
Sementara Iqsan mengingatkan prinsip purpose specification dalam mengumpulkan data dari klien, “Inti dari prinsip itu harus jelas secara spesifik tujuannya penggunaannya nanti untuk apa”.
Dengan prinsip ini, sejak awal kantor hukum memiliki SOP soal informasi apa yang diperlukan dari klien dengan kejelasan tujuan penggunaannya dalam layanan jasa hukum yang diberikan dan bagaimana penyimpanannya.
3. Buat Kesepakatan Jelas Soal Upaya Perlindungan Data Klien
Hal terakhir menurut Iqsan yang bisa diupayakan oleh kantor hukum adalah membuat kesepakatan upaya perlindungan kerahasiaan data klien di awal kontrak kerja. “Di Eropa dan Amerika misalnya, memang dalam kontrak kerja ada lampiran yang banyak antara lain soal kesepakatan upaya perlindungan data klien,” jelasnya.
Sayang sekali di Indonesia belum terbiasa untuk memperjelas sejak awal langkah-langkah perlindungan data klien macam apa yang dijanjikan oleh kantor hukum. Jika pun dituangkan dalam kontrak biasanya bersifat umum.
(Baca: Pelajaran dari Paradise Paper, Perlindungan Data Klien di Firma Hukum Mengkhawatirkan)
Menurutnya, langkah ini bisa menjadi jaminan kepastian sejak awal antara kedua pihak termasuk jika kelak ada permasalahan kebocoran data akibat peretasan. Batas pertanggungjawaban dan akibat yang harus ditanggung kantor hukum diperjelas sejak awal kepada klien agar tak menjadi masalah tambahan kelak. Setidaknya kantor hukum tidak terbelit masalah akibat janji manis perlindungan data klien yang gagal dipenuhi.