Kedua, buka email yang pemohon gunakan untuk membuat akun hak cipta dan cari email verifikasi. Klik tautan yang ada dalam email tersebut. Ketiga, pemohon bisa kembali ke laman permohonan hak cipta untuk login. Setelah login, pilih menu Hak Cipta, kemudian Permohonan Baru. pemohon bisa mengunduh Surat Pernyataan pada pop up yang muncul pertama kali.
Keempat, pemohon akan menemukan formulir permohonan hingga lampiran yang perlu diunggah ke permohonan digital ini. Lampiran yang wajib diunggah antara lain KTP pemohon, Surat Pernyataan, dan contoh ciptaan. Pastikan pemohon mengisi setiap kolom dan lampiran dengan benar. Jika pemohon sudah yakin seluruh data yang diisi sesuai dengan karya yang ingin dicatatkan, maka klik submit.
Kelima, lakukan pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) melalui bank sesuai dengan nominal tertera dan masukkan kode billing saat pembayaran. Setelah pembayaran dilakukan, maka sistem akan segera memproses pengajuan pemohon dalam beberapa menit.
Razilu menjelaskan bahwa hingga Rabu (12/1), POPHC telah berhasil mencatatkan 9.110 permohonan sejak soft-launching aplikasi pada 20 Desember 2021. Sistem ini mulai dirintis sejak 2014 sebagai implementasi dari Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta. Kemudian, aplikasi e-HakCipta dilaunching (mulai digunakan) pada tanggal 4 Maret 2015.
Sebelum era pencatatan secara elektronik (online), Hak Cipta diajukan berdasarkan permohonan melalui loket DJKI. Rata-rata waktu penyelesaian permohonan antara 6 sampai 9 bulan dengan mengisi formular dan pembayaran PNBP secara manual melalui loket.
Pada 2015, e-HakCipta diluncurkan dengan waktu proses lebih cepat yaitu 14 hari kerja. Namun saat itu, pencipta masih harus melampirkan contoh ciptaan secara fisik, pengamanan dokumen digital juga belum tersedia. Bahkan, layanan pasca permohonan juga tidak tersedia secara online.
Tiga tahun kemudian yaitu 2018, e-HakCipta sudah mampu melayani pencatatan dalam 1 hari kerja. Layanan seluruhnya sudah dapat dilakukan secara online, termasuk layanan pasca permohonan. Dokumen digital juga telah mendapat pengamanan bersertifikasi dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
Seiring dengan perkembangan teknologi ponsel pada 2020, sistem ini mendapat pengembangan yang luar biasa karena permohonan pencatatan hak cipta bisa dilakukan melalui aplikasi berbasis Android (mobile). “Artinya, pemohon dapat melakukan permohonan melalui ponsel saja,” ungkap Razilu.
Dari seluruh perjalanan panjang perkembangan sistem pencatatan hak cipta tersebut, aplikasi ini mendapat penghargaan TOP 40 dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara dan Reformasi Birokrasi melalui Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik. Tema yang diusung adalah "Pencatatan Hak Cipta Online Dengan Teknologi Kriptografi".