Terima kasih atas pertanyaan Anda.
Sebelumnya, Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (“KUHD”) mewajibkan setiap orang yang menjalankan perusahaan melakukan penyimpanan buku, catatan tentang keadaan hartanya dan tentang apa yang berhubungan dengan perusahaannya beserta
neracanya selama 30 tahun. Selain itu, wajib juga baginya untuk menyimpan surat dan telegram yang diterima dan salinan surat dan telegram yang dikeluarkan selama 10 tahun.
Dalam perkembangannya, ketentuan tersebut dinilai menjadi salah satu faktor yang mengurangi efektivitas dan efisiensi perusahaan, sehingga Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (“UU Dokumen Perusahaan”) dibentuk untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien.[1] Dengan diundangkannya UU Dokumen Perusahaan, ketentuan dalam Pasal 6 KUHD dinyatakan tidak berlaku lagi.[2]
Dokumen Perusahaan
Pasal 1 angka 1 UU Dokumen Perusahaan mendefinisikan perusahaan sebagai setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
Adapun yang dimaksud dengan dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.[3]
Apakah UU Dokumen Perusahaan Berlaku Terhadap Instansi Pemerintah?
Pasal 28 UU Dokumen Perusahaan menegaskan bahwa UU Dokumen Perusahaan berlaku juga terhadap:
kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat;
kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara Republik Indonesia; dan
badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1, yang dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya perusahaan.
Dalam hal ini, lembaga yang dimaksud dalam angka 3 di atas meliputi lembaga/instansi pemerintah (misalnya Bank Indonesia dan Badan Urusan Logistik) dan lembaga swasta (misalnya Yayasan).
[4]
Jika suatu lembaga/instansi pemerintah, selain menjalankan fungsi pemerintahan, juga melakukan kegiatan usaha, maka khusus terhadap kegiatan usaha tersebut berlaku ketentuan UU Dokumen Perusahaan, sedangkan untuk kegiatan dalam rangka menjalankan fungsi pemerintahan, tetap berlaku ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang administrasi pemerintahan.
[5]
Sehingga, menjawab pertanyaan Anda, berdasarkan penjelasan di atas, apabila lembaga/instansi pemerintah, termasuk kementerian, dalam kegiatan/tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen layaknya sebuah perusahaan, khususnya jika lembaga/instansi pemerintah tersebut melakukan kegiatan usaha, maka berlaku ketentuan dalam UU Dokumen Perusahaan.
Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat
Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan
Konsultan Mitra Justika.
Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.
Dasar Hukum:
[2] Pasal 30 UU Dokumen Perusahaan
[3] Pasal 1 angka 2 UU Dokumen Perusahaan
[4] Penjelasan Pasal 28 angka 3 UU Dokumen Perusahaan
[5] Penjelasan Pasal 28 angka 3 UU Dokumen Perusahaan